Tratamiento de datos

I. GENERALIDADES

Traxal S.A.S. es una empresa dedicada a la capacitación y entrenamiento en trabajo de alturas. En cumplimiento de lo dispuesto por la ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario número 1377 de 2013, los cuales regulan la protección de datos personales y establecen las garantías legales que deben cumplir todas las personas en Colombia para el debido tratamiento de dicha información, desarrolla la siguiente política dentro de la compañía.

II. DEFINICIONES

Las siguientes son las definiciones que permitirán conocer el desarrollo de cada uno de los temas planteados en el presente documento:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable dirigido al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretenden dar a los datos personales.

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Dato Sensible: Son aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud y la vida sexual.

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Habeas Data: Derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en el banco de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objetos de tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado o por cuenta del responsable.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

III. NORMAS Y PRINCIPIOS RECTORES:

El tratamiento de los datos personales en Traxal S.A.S. se rigen por la ley 1581 de 2012, Dec. 1377 DE 2013, Dec. 886 de 2014, Art. 15 C.N. y los siguientes principios:

Principio de Legalidad: El tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

Principio de Finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la constitución y la ley, la cual debe ser informada al titular.

Principio de Libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley 1285 de 2012.

Principio de Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de publicas están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizados en la presente ley y en los términos de la misma.

IV. DERECHOS QUE LE ASISTEN AL TITULAR DE LA INFORMACIÓN:

El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Traxal S.A.S. en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquello cuyo tratamiento este expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada a Traxal S.A.S. salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.
Ser informado por Traxal S.A.S. previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la superintendencia de industria y comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que modifiquen, adicionen y complementen.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías legales y constitucionales.

V. DEBERES DE LOS RESPONSABLES Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

Los responsables del tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes:

Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho del habeas data.
Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley 1581 de 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asistan por virtud de la autorización otorgada.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Otros deberes de los responsables del tratamiento según la ley 1581 de 2012.

Los encargados del tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes.

Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en términos de la ley 1581 de 2012.
Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados.
Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que puedan tener acceso a ella.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la superintendencia de industria y comercio.
Otros deberes de los encargados del tratamiento según la ley 1581 de 2012.

VI. POLÍTICA GENERAL

Traxal S.A.S. en su interés por hacer pública su política en materia de protección de datos personales y actualizarlas de conformidad con las exigencias de la ley Estatutaria 1581 de 2012, contempladas en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, así como regular los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos personales recolectados, implementa la siguiente POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, con el objetivo principal de asegurar la confidencialidad, integridad, libertad, veracidad, y transparencia de los datos personales de sus clientes, proveedores, trabajadores internos y externos así como demás colaboradores.

Aceptación de la política de Privacidad:

La aceptación expresa de esta política de privacidad, del tratamiento de la información y de los datos personales, establecida por Traxal S.A.S. y en los términos aquí expuestos ocurre cuando el cliente, proveedor, empleado y terceros de manera libre y voluntaria proporciona sus datos personales a los asesores comerciales, al área administrativa o financiera en: Formularios físicos o electrónicos, en la página web www.traxal.com.co en la sección contáctenos o por medio de nuestras línea telefónica 000 0000 en Bogotá o en cualquier otro formato que en todo caso permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por parte del titular o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos

La autorización será solicitada de manera previa al tratamiento de los datos personales.

En el caso de las bases de datos obtenidas antes de la entrada en vigencia de la ley 1581 de 2012, se dará aplicación a lo establecido en el Art. 10 del Dec. 1377 de 2013 Al aceptar esta política de tratamiento de datos, cada uno de nuestros clientes o usuarios y empleados en su calidad de titulares de la información y de los datos personales recolectados; autorizan previa, libre y expresamente a que Traxal S.A.S. realice el tratamiento de los mismos, de forma parcial o total, incluyendo la recolección, almacenamiento, grabación, uso, procesamiento y supresión de los mismos.

Por ello, en su condición de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.

VII. DATOS PARA BASE DE DATOS GENERAL PARA CLIENTES Y PROVEEDORES, TRANSPORTES Y PARA EMPLEADOS – NÓMINA

Nombre o razón social, Tipo de Doc. (C.C., T.I., pasaporte, C.E., Nit, Rut,) No. Documento, Genero, Domicilio (Colombia – extranjero), Dirección, Ciudad, Departamento, Correo electrónico, Sitio web, Teléfono móvil, Teléfono fijo, Fax, Forma de obtención de datos (acceso público, por un tercero, recolectado del titular, Tiene datos de acceso a sistema de información (claves, usuario), Finalidad de los datos

Por disposición legal, Traxal S.A.S. se abstiene de recolectar información de cualquier tipo proveniente de menores de edad, o datos sensibles de sus asociados de negocio, tal y como lo dispone la Ley 1581 de 2013

Tratamiento y Finalidades de los datos:

En desarrollo de su objeto social, de los contratos de trabajo suscritos con sus trabajadores, del mantenimiento de vínculos comerciales y del cumplimiento de órdenes de autoridades judiciales y/o administrativas, Traxal S.A.S., podrá dar tratamiento a los datos personales de los usuarios, de acuerdo con la necesidad del servicio que vaya a prestar. dentro de los cuales están:

Para proveer servicios y productos requeridos.Informar sobre nuevos productos o servicios que estén relacionados o no con el contratado o adquirido por el Titular.
Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con el Titular.
Desarrollar actividades de mercadeo o promocionales.
Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, – vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario.
Compartir, incluyendo la transferencia y transmisión de datos personales a terceros para fines relacionados con la operación de Traxal S.A.S.
Realizar estudios internos sobre el cumplimiento de las relaciones comerciales y estudios de mercado a todo nivel.
Responder requerimientos legales de entidades administrativas y judiciales.
Procesar, completar, actualizar, modificar, cancelar o imprimir los servicios que haya contratado a través de Traxal S.A.S. por cualquier medio: electrónico, telefónico o de forma presencial.
Para envío de notificaciones vía correo electrónico que informan sobre cambios o eventos llamadas telefónicas para verificar las operaciones o transacciones hechas vía internet, telefónica o presencial si Traxal S.A.S. o sus representantes lo consideran necesario.
Llamadas telefónicas para solicitar documentos que establezcan la identidad del cliente o el titular de la tarjeta de crédito si Traxal S.A.S. lo considera necesario.
Para mantener y actualizar constantemente bases de datos que generan estadísticas que permiten mejorar los servicios que reciben nuestros clientes.
Traxal S.A.S., garantiza que los datos de tarjetas de crédito, débito y viajero frecuente, recibidos mediante soporte escrito y/o verbal por parte del tarjetahabiente, serán destruidos una vez utilizados para los fines del proceso.
Para el caso de los datos de tarjetas de crédito corporativas, serán administrados solo por la persona autorizada por el cliente para el tratamiento de los mismos; quien se responsabiliza de su protección, reserva y guarda de la información.
Si nos suministra información personal sobre una persona distinta a usted, como su cónyuge, hijos, invitados para eventos, etc., entendemos que usted cuenta con la autorización de dicha persona para suministrarnos sus datos.

En general para Proveedores:

Traxal S.A.S. solo solicitará de sus proveedores los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar.

Los datos personales de empleados de los proveedores recolectados por Traxal S.A.S., tendrá como única finalidad verificar la idoneidad moral y competencia de los empleados, por tanto; una vez verificado este requisito, Traxal S.A.S. podrá devolver tal información al proveedor, salvo cuando fuere necesario preservar estos datos.

En general para Empleados:

Traxal S.A.S. suscribe con sus empleados documento de autorización mediante el cual le explica la finalidad y el alcance de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, en relación al tratamiento de los datos personales que se obtengan por parte del empleado como Titular de la Información a través de los vínculos contractuales celebrados entre empleador y trabajador; indicando la finalidad y el uso que se le dará.